시간이 부족하다면 시간관리를 하고 책상을 정리하라

시간이 부족하다면 시간관리를 하고 책상을 정리하라

하루종일 일을 하는데도 일의진행이 빠르지 못하고, 더디고 이렇게 진행되는데에는 분명 문제점이 있습니다. 하지만 이러한 문제를 파악하기는 힘들죠. 그래서 많은 분들은 먼저 자신에게 버려지는 시간들을 확보하기위해서 많은 노력을 하게됩니다. 

- 필요하고 자주사용하는 서식의 체계화를 하거나

- 익숙하거나 빠르게 일할 수 있는 것고 그렇지 않은 것을 구분하거나

- 필요한 정보를 빠르게 찾을 수 있게 체크해두거나

- 전문적인 지식의 있는 사람의 인맥을 늘리거나

이렇게 여러가지방법으로 자신의 시간을 확보하려고 노력을 하죠. 오늘은 이러한 시간관리의 노하우등에 대해서 이야기를 해볼까 합니다.

■ 정리정돈/일정관리를 하게되면 시간은 많이 생긴다.

1. 내 자신의 주위를 정리하고, 책상을 정리하고 늘 관리한다.

사무용품을 찾기위해서 5분 10분 책상을 뒤지거나 예전의 서류를 찾기위해서 폴더를 한동안 찾으려고 했던 기억을 가지신분드리 많습니다. 이렇게 정리정돈이 되지않아서 버리게 되는 시간은 적지않죠. 그래서 책상의 정리 그리고 컴퓨터의 작업폴더등의 관리와 체계화는 꼭 필요한 일입니다.

2. 나의 일정을 내가 만들어보자.

직장에서의 나의 업무의 진행에 대해서 스케줄을 작성할 필요가 있습니다. 아침에 해야할 일은 무엇이고 퇴근전에 할 일들 그리고 세부적인 일들에 대한 정리와 오늘 해야할일과 꼭 해야하는 일에 대해서 체크를 하고 잊지않게 표시를 해둔다면 해야할 일을 잊지 않게하는데 큰 도움이 됩니다.

3. 점심시간 휴식시간을 활용하자.

점심시간과 휴식시간에 일을 하라는 이야기가 아닙니다. 오늘의 해야할일과 앞으로 해야할일등을 지금 상황에 맞게 판단하고 하나하나 체크해보는 짧은 시간도 필요하며, 긴 시간의 업무를 해소하기 위해서 휴식을 취할 필요가 있습니다.

■ 자료/정보의 정리는 업무의 효율성을 높혀준다.

인터넷을 하고, 뉴스를 보다보면 세부메뉴별로 여러가지가 정리되어 있고, 날자별로 정리되어 있어서 찾아보기나 검색하기가 편하다는 생각을 해본 분들 있을 겁니다. 이처럼 내가가진 정보와 자료역시 이렇게 정리를 해둘 필요가 있습니다.

이 요령은 각자의 판단과 각자의 성향에 따라서 다르겠지만

"날짜" "분야" "정보의 가치" "자료 저장 이름" "폴더" 등을 잘 정리해 둘 필요가 있습니다. 그리고 검색을 용의하게 하기위해서 이러한 자료들은 한곳에 모아서 폴더내의 검색을 훨씬 빠르게 진행할 수 있게 할 필요도 있습니다.

그리고 자료들의 저장은 시간에 따라 수정이 될 수 있기때문에 이 자료역시 덮어쓰기가 아닌 -1.0  -1.2등 여러가지 방법을 사용해서 구분을 지어줄 필요가 있으며, 수정한 날자와 추가된 날자를 확인하기 위해서 파일이 제목을 확실하게 정리할 필요가 있습니다.

짧게 이야기하면 책상을 정리하라는 이야기가 될 수 있겠네요.

책상위에 나와 가장 오래있는 그리고 가장 많은 영향을 줄 수 있는 것을 정리를 하게 된다면 늘 부족했던 시간에 여유가 발생하게 되고, 선배나 상관의 요청에도 민첩하게 대응을 할 수 있게 되지 않을까 합니다.

이러한 방법은 스스로 체계를 만들어 나가는 것도 좋고, 타인의 방법을 참고해서 진행해보는 것도 좋습니다.