뻔하지 않은 회의 - 효과적으로 회의하는 방법

뻔하지 않은 회의, 효과적으로 회의하는 방법

매일 아침과 매일 오후에 진행하는 회의시간을 가지는 경우도 있고, 매일 아침에 회의를 하는 경우도 있고, 각자 회사의 스타일대로 회의를 진행하는 경우가 있습니다. 이러한 회의는 어느정도 업무에 대한 진행을 활발하게 하지만 반대로 업무에 방해가 되기도 한다고 합니다.

국내에서 많이 진행되는 회의의 경우에는 적지않은 경우가 "보고" 형식이고 "지시" 형식일뿐이라 구지 회의를 진행할 필요가 없는 경우가 많고, 실제로 업무의 능률을 높힐 수 있다고 합니다. 

...그래서 오늘은 회의를 효과적으로 진행하는 방법에 관해서 이야기를 해볼까 합니다.

■ 회의는 정해진 시간에 시작하고 정해진 시간에 끝내라.

누가 늦게 온다. 지각이다. 준비가 덜 되었다는 등의 이유로 회의의 시작이 늦어지는 경우가 있습니다. 이럴때는 나머지의 사람들이 업무를 진행하는 시간이 줄어들게 되고, 불필요하게 여러사람의 시간을 소비하게 됩니다. 그러니 늦게오더라도 회의는 정해진 시간에 시작하고 10분 20분 30분 정도 정해진 시간에 회의를 끝내는 것이 좋습니다.

회의의 내용을 미참석자가 모른다면 그 회의 기록을 보여주는 것이 좋습니다.

◆ "보고" "지시" 할 것이면 빠르게 보고받고 지시하는 것이 좋다.

보고받을 내용은 따로 보고 받는 것이 좋고, 지시할 내용이 있으면 따로 불러 지시하는 것이 효율적입니다. 지시받지 않거나 보고받지 않을 내용에도 다른 사람들은 붙잡아 두는 것은 정말 비효율적입니다.

이러한 보고와 지시등의 업무를 진행할때까지 회의를 소집할 필요는 없습니다. 개별적으로 지시를 하거나 보고를 받거나 요청하는 것이 훨씬 효율적입니다.

■ 회의는 횟수가 적을 수록 좋고, 시간이 짧을 수록 도움이 될 수 있다.

회의를 많이 하면 효과적이다 무언가를 얻을 수 있다고 생각할 수 있지만 실제는 그렇지 않다고 합니다. 이러한 회의는 시간이 길면 길수록 횟수가 많으면 많을 수록 더욱 불필요하다고 생각하는 경우가 많습니다. 그렇기때문에 이러한 회의의 경우에는 횟수가 적게, 또 시간이 짧게 진행하는 것이 효과적이고 도움이 될 수 있다고 합니다. 

회의때무에 업무를 하는 시간이 줄어들지 않게, 충분히 일할 시간을 확보할 수 있게 회의의 시간이 짧을 수록 도움이 됩니다.

□ 회의를 하지않더라도 E메일이나 게시판을 활용하면 알릴 부분은 알릴 수 있습니다.

게시판에 여러가지 변동사항을 이야기하고 E메일등으로 체크를 하거나 회사의 여러가지 서버에서 다운받아 확인하게 하는 것도 도움이 되며, 회사 사무실 내의 보드등으로 오늘의 일과나 오늘 진행해야하는 일들을 정리해서 스스로 작성해둔다면 업무에 대한 부분도 꼭 회의를 진행하지 않더라도 확인이 가능하기도 합니다.

물론 회의가 회사의 업무를 진행하는데 꼭 필요한 과정이긴 합니다. 하지만 불필요한 회의가 꼭 필요하지는 않죠. 바로 이러한 부분을 줄이는 것이 효과적인 회의를 진행하는 방법이 아닐까 합니다.